Официально-деловой стиль — это такая разновидность
литературного языка, которая обслуживает сферу официальных деловых
отношений: отношения между государственной властью и населением, между
странами, между предприятиями, организациями, учреждениями, между
личностью и обществом.
Функция делового стиля заключается в том, что он придает изложению
характер документа и тем самым переводит отраженные в этом документе
различные стороны человеческих отношений в ряд официально-деловых.
Официально-деловой стиль подразделяется на две разновидности:
1. Официально-документальный подстиль включает язык дипломатии и язык законов. Его
основной жанр — это выступления на приемах, доклады, законы,
международные договоры, официальные сообщения.
2. Обиходно-деловой подстиль включает служебную переписку и деловые
бумаги (заявление, справка, приказ, акт и др.)
Наиболее общим отличительным признаком официально-делового стиля
является намеренно сдержанная, строгая, безлично-объективная тональность
(официальная окраска), служащая выражению констатирующего и
предписывающего характера документов. В официально-деловом стиле высок
уровень общения и в то же время конкретизация, так как в текстах
отражаются конкретные ситуации, есть указание на конкретных лиц,
предметы, даты. Отличительным признаком стиля является также широкое
использование стандартных языковых средств выражения. К тому же
стандартизация затрагивает в официально-деловом стиле не только языковые
средства, элементы формы, а весь документ или письмо в целом.
Основными особенностями языка служебных документов являются
следующие:
1. Употребление канцелярских штампов — воспроизводимых
лексико-фразеологических единиц, которые соотносятся с часто
повторяющимися ситуациями, распространенными понятиями (за отчетный
период, принимая во внимание, выдана для предоставления, прослушав и
обсудив… ).
2. Использование слов-наименований лиц по действию, состоянию
(вкладчик, квартиросъемщик); собирательных существительных (выборы,
дети, родители); название лиц по профессии и социальному положению
(граждане, служащие).
3. Введение специальной терминологии, не имеющий синонимов в
общеупотребительной лексике (приказ, протокол, согласовано, в приказ,
сторона, реализация…).
4. Ограничение возможности лексической сочетаемости слов. Например,
служебное письмо — составляется (не пишется, не направляется, не
посылается).
5. Преобладание имен существительных.
6. Использование отглагольных существительных (проезд, выполнение).
7. Большинство форм глагола выступают в значении долженствования
(считать, обязать).
8. Почти полное отсутствие личных местоимений 1 и 2 лица и
соответствующих личных форм глагола.
9. Употребление преимущественно форм настоящего времени глагола в
значении предписания или долженствования, а также форм глагола со
значением констатации (комиссия осмотрела).
10. Широкое распространение сложных отыменных предлогов (в целях, в
силу, по линии, в части).
11. Употребление по преимуществу следующих синтаксических конструкций:
простые предложения (как правило, повествовательные, личные,
распространенные, полные), с однородными членами, обособленными
оборотами, с вводными и вставными конструкциями, преобладание в
предложениях союзной связи над бессоюзной; безличные предложения.
12. Использование прямого порядка слов в предложениях.
Рассмотрим подробнее жанры, в которых реализуется обиходно-деловой
подстиль (служебные документы).
Слово документ происходит от латинского слова documentum, что
означает "доказательство, свидетельство”. В русский язык слово документ
вошло в Петровскую эпоху: документами стали называть деловые бумаги,
имевшие правовую значимость. В дальнейшем у слова документ развились два
новых значения: 1) узкое бытовое: паспорт, удостоверение; 2)
переносное, расширительное: все то, что может свидетельствовать о
чем-либо, подтверждать что-либо (произведение искусства — документ эпохи
и т.п.).
Определение служебный документ разграничивает две сферы общественной
практики: административно-управленческую, где используются служебные
документы, и научно-техническую, где применяется техническая или научная
документация.
Служебные документы обладают следующими обязательными качествами:
* достоверность и объективность;
* точность, исключающая двоякое понимание текста;
* максимальная краткость, лаконизм формулировок;
* безупречность в юридическом отношении;
* стандартность языка при изложении типовых ситуаций делового
общения;
* нейтральный тон изложения;
* соответствие нормам официального этикета, который проявляется в
выборе устойчивых форм обращения и соответствующих жанру слов и
словосочетаний, в построении фразы и всего текста.
Документы должны составляться и оформляться на основе правил,
изложенных в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).
Вид документа должен соответствовать данной ситуации и компетенции
учреждения. Форма документов разных видов унифицирована. Многие
документы состоят из отдельных элементов — реквизитов, набор которых
определяется видом и назначением документа (например, адресант, адресат,
дата, наименование документа, подпись). В тексте документа обычно
выделяются две смысловые части: в одной излагаются причины, основания и
цели составления документа, в другой — вывод, предложения, просьбы,
рекомендации, распоряжения. Некоторые документы могут состоять из одной
части: заявление, приказ, письмо.
Документы не однородны по степени унификации и стандартизации. Одну
группу составляют документы, в которых единообразной является не только
форма, но и типовое содержание, например, паспорт, дипломы,
бухгалтерские счета и др. В другую группу входят документы, имеющие
унифицированную форму, но вариативное содержание, они значительно
различаются по имеющейся в них информации (автобиография, акт, отчет,
заявление, приказ и т.п.).
Выделяют следующие виды документов по функциональному значению:
* Организационно-распорядительные документы
* Информационно-справочные документы
* Административно-организационные документы
* Личные документы
* Деловые письма
Источник: www.distedu.ru
